BIOFORCE. EMPOWERING HUMANITARIANS

Réf. 17204             Date of the offer : 21/12/2021         Apply by 16/01/2022

Bioforce est à la recherche d’un responsable logistique, administratif et financier pour soutenir la mission pays au bureau de Beyrouth. Depuis juillet 2018, Bioforce met en œuvre des projets de renforcement des capacités à Beyrouth et à Tripoli. Nos projets actuels visent à renforcer le leadership et les capacités des acteurs locaux dans la réponse aux Crises dans le district de Tripoli. Pour 2022, Bioforce attend de nouveaux financements pour développer davantage ses programmes dans le Nord et le Sud du Liban.

En tant que Responsable logistique, administratif et financier, et sous la supervision directe du Head of Mission (HoM) Vous serez chargé(e) de l’ensemble de la logistique, de l’administration et des finances quotidiennes de la mission.

Principales responsabilités et tâches

Sous la direction générale du chef de mission (HoM) et en consultation avec les départements des RH et des finances du siège de Bioforce, les tâches suivantes sont accomplies du siège de Bioforce

• Finances/budget/comptabilité : Elle/il assure la gestion financière pratique de la mission, Elle/il gère, surveille et fournit des informations spécifiques sur la situation financière, y compris les éléments budgétaires, les éléments comptables et la trésorerie de la mission. Les éléments budgétaires, les éléments comptables et la situation de trésorerie de la mission. Il/elle peut être amené(e) de participer activement à l’élaboration des budgets des nouvelles propositions et au rapport financier des projets. En étroite collaboration avec le département financier du siège, il/elle est responsable de la production des données pour les comptes mensuels et la clôture annuelle. Comptes mensuels et la clôture annuelle et participe aux réunions mensuelles de suivi budgétaire. Il/elle est également est responsable de la gestion de la trésorerie.
• Ressources humaines : Il/elle est responsable de la gestion administrative du personnel, de la mise à jour des procédures et des outils de gestion des ressources humaines au sein de l’organisation. Mise à jour des procédures et des outils de gestion des RH conformément à la réglementation du travail au Liban et aux politiques RH de Bioforce. Et aux politiques RH de Bioforce. Il/elle surveille les risques liés aux questions RH avec l’aide du conseiller juridique de Bioforce.
• Gestion administrative/juridique : Elle/il supervise les questions administratives et leur développement. En relation avec les administrations libanaises et les organismes gouvernementaux. Il/elle s’assure que le statut légal et le statut juridique et le fonctionnement de la mission sont conformes à la législation libanaise, avec l’appui du conseiller juridique de Bioforce.
• Logistique : Elle/il veille au respect des procédures d’achat de Bioforce et des bailleurs de fonds. Elle/il soutient le HoM dans la rédaction des plans d’achat pour chaque projet et selon les procédures internes de Bioforce. Procédures internes de Bioforce. Elle/il assure la bonne gestion des actifs et supervise plus globalement le fonctionnement du bureau.
• Coordination : Il/elle participe à la coordination de la mission. Il/elle soutient le chef de mission et le siège dans la prise de décision en fournissant toutes les informations sur les aspects financiers, administratifs, juridiques, RH et logistiques de la mission, administratifs, juridiques, RH et logistiques de la mission.

GESTION FINANCIÈRE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE

A. Finances

• Sous la direction du département des finances du siège, il/elle élabore et met à jour des outils de suivi (Tableau d’allocation, budgets, etc.) afin d’assurer un suivi financier rigoureux de la mission et de limiter les risques financiers.
• Atténuer les risques financiers. Elle/il est en charge de l’analyse financière (sous la supervision du contrôleur du budget au siège) et partage son expérience avec les autres membres de la mission. Contrôleur budgétaire au siège) et partage ses conclusions avec le chef de mission.
• Il/elle assure la mise en œuvre des procédures financières, comptables et budgétaires conformément aux exigences de Bioforce et des donateurs. Bioforce et aux exigences des donateurs.
• Il/elle s’assure du respect et de la mise en œuvre des procédures de dépenses.
• Il/elle participe également à la validation des dossiers de passation de marchés.
• Il/elle soutient les audits financiers sur la mission et supervise la transmission des documents et informations nécessaires pour les audits effectués au siège.

Documents et informations nécessaires aux audits effectués au siège

B. Budget

• Il/elle participe, en coordination avec le HoM et le HQ, au développement et à la mise à jour du budget.
• Il/elle soutient la conception de nouveaux budgets en liaison avec le HoM et le HQ.
• Il/elle s’assure que le budget respecte les exigences/procédures des donateurs et garantit une couverture financière équitable de la mission.
• Elle/il soutient la préparation du suivi budgétaire mensuel de chaque projet et prépare une analyse mensuelle des situations (prévisions/prévisions).
• Elle/il communique ses conclusions à l’HoM et au HQ.
• Elle/il s’assure que les fonds sont correctement alloués pour chaque projet, en respectant le cadre contractuel En termes de règles d’éligibilité (date, nature et procédures de passation de marchés) et de périodicité des rapports. Elle/il accorde une attention particulière au respect des exigences/procédures des donateurs.
• Il/elle soutient le siège pour les rapports financiers des projets aux donateurs ; il/elle les envoie au chef de mission pour validation préalable et transmission au siège.

C. Comptabilité

• Il/elle supervise l’allocation des dépenses dans les livres de caisse/banque en assurant la qualité par des contrôles réguliers. Des vérifications et des contrôles réguliers. Il/elle supervise la comptabilité et la clôture mensuelle. Elle/il contre-vérifie le calcul du taux de change. Elle/il envoie les comptes mensuels par e-mail au siège et s’assure que la comptabilité papier est également envoyée. S’assure que la comptabilité papier est également envoyée de manière régulière.
• Il est responsable de l’archivage correct des documents comptables selon les règles établies par le siège.

D. Gestion de la trésorerie

• Il/elle surveille régulièrement la situation de la trésorerie de la mission.
• Il/elle prépare la demande mensuelle de liquidités au QG sur la base des prévisions de dépenses nécessaires au programme. Le programme. Il/elle s’assure que le montant demandé couvrira les besoins de la mission sur la période, En tenant compte des éventuels paiements des donateurs effectués localement
• Il/elle est responsable de la gestion de la petite caisse.

GESTION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE

• Elle/il supervise les arrivées et les départs du personnel de la mission (réservations, documents de voyage, transit,) en coordination avec le chef de mission et le siège.
• Il/elle assure la constitution des dossiers administratifs du personnel, et veille à ce que les documents des employés soient conformes à la législation du travail du pays. Des employés sont conformes au droit du travail du pays, tant pour les expatriés que pour le personnel local (enregistrement auprès des autorités locales et des ambassades, etc.
• Il/elle soutient le HoM pour les grilles de rémunération du personnel local (éléments fixes et variables), définit les paquets d’avantages complémentaires (obligatoires ou non : couverture médicale, per diem, assurances, frais de voyage…) et assure leur mise en œuvre, une fois validée par le chef de mission et le siège.
• Il/elle supervise les opérations de paie mensuelle pour le personnel local, contrôle les absences et les congés, valide les calculs d’impôts et de sécurité sociale et s’assure de leur mise en œuvre. Les calculs d’impôts et de sécurité sociale et s’assure de leur paiement en temps voulu. Avec l’appui du juriste et du chef de mission, elle/il assure l’enregistrement de Bioforce au Liban et auprès des différents services de l’Etat (bureau des impôts). Avec les différents services de l’Etat (Bureau des impôts, Autorités d’immigration, Sécurité sociale, Ministères,) dans le respect des procédures administratives et des exigences légales et fiscales. Sous la responsabilité du chef de mission, il/elle supervise les documents contractuels de la mission (avec les autorités, les ONG partenaires, les fournisseurs, les assurances, etc. Autorités, les ONG partenaires, les fournisseurs, les assureurs, les propriétaires de véhicules et de biens loués…) et assure leur suivi.
• Il/elle suit les changements administratifs et juridiques qui pourraient avoir un impact sur la mission et/ou le projet.
• Il/elle est responsable des bonnes relations avec le conseiller juridique de Bioforce et obtient des conseils et un soutien sur toutes les questions juridiques (modifications des lois, des règlements, etc.). Sur toutes les questions juridiques (changements de loi, relations avec les autorités, validation des documents contractuels, etc. documents contractuels, etc.)

GESTION DE LA LOGISTIQUE

• Il/elle participe aux appels d’offres, aux plans d’achat, à l’analyse des offres et à la sélection des prestataires privilégiés, en veillant à la qualité des dossiers et à l’équité des choix d’achat. Fournisseurs privilégiés, en veillant à la qualité des dossiers et à l’équité des choix d’achat.
• Il/elle supervise la mise en œuvre correcte des procédures logistiques, avec une attention particulière au processus d’achat.
• Il/elle contrôle la présence de listes d’inventaire mises à jour, la qualité de la gestion de la flotte et la fourniture de services de soutien de qualité à Bioflora.

Principales exigences

Formation

Licence ou diplôme universitaire

Compétences et expérience

Au moins 5 ans d’expérience dans une ONG internationale, dans la gestion des finances et des ressources humaines.

Obligatoire : Compréhension de la gestion logistique, un réel atout

Expérience approfondie dans les domaines suivants

• Comptabilité
• Suivi budgétaire
• Gestion des flux de trésorerie
• Rapports financiers
• Gestion des RH

Connaissances et compétences

• Bonne connaissance des règlements du ministère libanais du Travail et des Finances
• Bonne connaissance des procédures des donateurs institutionnels
• Compétences démontrables dans le domaine des finances et de la comptabilité, des procédures et des systèmes dans le contexte de D’une ONG ;
• Sens aigu des finances et volonté avérée d’obtenir des résultats ;
• Excellentes compétences analytiques et consultatives, normes de travail élevées et capacité à promouvoir la synergie de l’équipe dans un environnement de travail multiculturel ;
• Fort esprit d’équipe avec la capacité de travailler dans des équipes virtuelles ;
• Capacité à travailler et à communiquer efficacement avec un large éventail d’individus dans un large éventail d’environnement culturel.

Conditions

Date de début : à partir de février 2022

Statut : Contrat de consultant ou d’employé national

Contrat : 1 an (renouvelable, sous réserve de performance et de financement)

Lieu : Beyrouth (avec des déplacements sur les sites de projets au Liban)

Comment postuler

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation par e-mail, en mentionnant la référence à l’offre d’emploi (17204) dans l’objet de l’e-mail à Sylvia PAIRE, Responsable RH à : rhsiege@bioforce.org